Se sei un’azienda commerciale immagino che ogni giorno avrai a che fare con centinaia di articoli di magazzino, non è vero? Lo so perché incontriamo frequentemente questo tipo di aziende e parliamo spesso delle loro difficoltà nella gestione degli articoli, dall’aggiornamento dei listini al controllo della merce.
Abbiamo così deciso di fare una raccolta delle 5 trappole informatiche di cui le aziende commerciali sono vittime e delle relative scappatoie.
In questo articolo vediamo le prime 2!
Il fil rouge: la dipendenza dal dipendente
Cosa significa dipendere dal dipendente? Te lo spiego tra un attimo. Prima ti chiedo una cosa: ti sei mai trovato in situazioni come quelle elencate di seguito?
- Se passeggi tra gli scaffali, solamente l’addetto alle vendite con esperienza sa quanta e quale merce ordinare:
- Quando la merce è fuori posto, l’unico a sapere dove va posizionata è il magazziniere più esperto;
- Nel fare un’offerta di un nuovo prodotto, solo l’esperienza dell’addetto alle vendite permette di calcolare la giusta condizione di vendita;
- Solamente il dipendente esperto sa quanta merce manca per evadere un ordine;
- Se la merce richiesta da un cliente è arrivata insieme a un carico destinato allo stock, l’addetto al ricevimento è l’unico a sapere quale dover mettere da parte.
Ti ho fatto questa domanda perché questi sono tutti esempi di condizioni di dipendenza dal dipendente. Spero siano situazioni a te estranee, ma se dovessero esserti familiari, sappi questo: se ti affidi esclusivamente all’expertise del dipendente la tua azienda è a rischio. Si, ho scritto “esclusivamente”, perché l’esperienza è fondamentale, ma dovrebbe beneficiarne l’intera realtà e non solo in singolo individuo. Attraverso la digitalizzazione, l’esperienza personale può diventare collettiva: i processi vengono velocizzati, l’attività non si blocca e tutti potranno lavorare meglio. L’informatica non sostituisce la persona, ma la supporta!
Trappola 1: Aggiornamento manuale di cataloghi e listini
Una delle attività che devono svolgere le aziende commerciali è l’aggiornamento dei listini nel software gestionale. Per fare questo gli operatori partono dai listini ricevuti dai fornitori, che possono avere vari formati: pdf, excel, csv, file di testo e addirittura cartaceo. A questo punto si trovano di fronte a due opzioni: aggiornare i prezzi manualmente oppure automaticamente attraverso uno strumento informatico. Più della metà delle imprese sceglie di aggiornare a mano i prezzi! Lo fai anche tu?
Non avere uno strumento che permette di processare in automatico i cataloghi fornitore, comporta spreco di tempo e aumento della probabilità di errore. In media, aggiornare il listino prezzi richiede dalle 2 settimane ai 6 mesi, tempo che potrebbe essere utilizzato per altre importanti attività. Inoltre, anche il livello di servizio al cliente ne beneficerebbe: avere gli articoli di magazzino e i relativi prezzi costantemente aggiornati e a portata di mano ti consentirebbe di rispondere alle varie richieste in modo più efficiente ed efficace!
Trappola 2: Aggiornamento manuale delle condizioni commerciali
Veniamo ora alla seconda trappola. Immagino che anche tu, quando vendi un prodotto, applichi per ogni gruppo di clienti delle condizioni economiche differenti. C’è chi avrà diritto a un determinato sconto perché è un cliente abituale, chi ne avrà un altro perché acquista in grosse quantità, e chi ancora pagherà il prodotto a prezzo pieno. Come ti destreggi in queste situazioni? Se ad ogni vendita sei costretto a prendere la calcolatrice e fare mille calcoli, sappi che non stai usando il metodo migliore. Con gli strumenti informatici, infatti, puoi calcolare dinamicamente le condizioni commerciali in base a specifici parametri. In questo modo potrai risparmiare tempo, ridurre il margine di errore e offrire al tuo cliente un servizio veloce e di qualità.
Vuoi scoprire quali sono le altre 3 trappole e i relativi suggerimenti per ottimizzare la gestione degli articoli di magazzino? Leggi subito la seconda parte di questo articolo!
