La corretta organizzazione del magazzino di stoccaggio è un processo delicato e fondamentale per la salute di un’azienda. Infatti, un magazzino ben gestito aumenta l’efficienza e abbatte gli sprechi, e finisce per giocare un ruolo importante nella crescita del fatturato.

Nonostante questo, ci sono aziende che non sanno come organizzare un magazzino e fanno ricadere tutte le responsabilità al capo magazziniere. Può sembrare una buona idea: nessuno è più esperto di lui, nessuno conosce meglio il suo luogo di lavoro. Ma la verità è che un sistema del genere non è virtuoso e può far sorgere diversi imprevisti.

Ti starai dicendo che nella tua azienda di certo non succede. Per verificarlo, prova a chiederti questo: ti è mai capitato che l’assenza di un dipendente, magari per ferie o malattia, rallentasse o inceppasse le attività del tuo magazzino? Se è così, significa che conosci il problema più di quanto pensi.

Le conseguenze di dipendere da un dipendente

Sembra banale, ma una conoscenza del magazzino decentrata riduce l’efficienza e crea sprechi.

Qualche tempo fa ha sperimentato questa situazione anche la Green Garden, un’azienda che vende sementi e articoli di giardinaggio. Quando il capo magazziniere si è dovuto prendere qualche giorno di malattia, il titolare ha notato un brusco rallentamento nelle attività di magazzino. Di buona volontà è passato per un controllo e si è accorto di alcune cose che prima neppure sospettava.

Visto che l’organizzazione del magazzino è nelle mani di un solo dipendente, l’assenza del capo magazziniere ha portato scompiglio. I magazzinieri si spostano di continuo e ripetono le azioni troppe volte, impostando procedure inefficienti. Spesso non sanno dove trovare le merci ma essendo gli unici a poter controllare, tutta la catena logistica finisce per rallentare.

A questo punto, il titolare si è chiesto due cose:

• Chi ha tutte le informazioni necessarie per la gestione?
• Chi controlla l’efficienza del mio capo magazziniere e i costi del magazzino?

Se le competenze appartengono a un solo collaboratore e non sono catalogate e standardizzate, il personale diventa insostituibile e l’efficienza incontrollabile.

Organizzazione centralizzata del magazzino, la soluzione veloce e sicura

Il titolare della Green Garden si è trovato in difficoltà su come risolvere il problema, ma per sua fortuna è arrivato l’aiuto inaspettato di Davide, un magazziniere assunto da poco. Avendo esperienza in una realtà simile, sapeva già come organizzare un magazzino. La regola per avere tutto sotto controllo è l’organizzazione centralizzata del magazzino: l’intero contenuto deve essere catalogato all’interno di un sistema a rapido accesso, in modo da identificare in pochi secondi l’articolo desiderato.

Mappando lo spazio con l’ausilio di un codice alfanumerico, ogni prodotto avrà un suo indirizzo, e questo permetterà anche di ottimizzare gli spazi e rendere le procedure molto più rapide.

Il titolare della Green Garden decide di applicare questo consiglio catalogando l’intero magazzino, e il risultato è sorprendente: con una conoscenza centrale e standardizzata, il magazzino è molto più efficiente, non dipende da un solo collaboratore e ogni attività è perfettamente misurabile.

Ora il sistema di vendite della Green Garden procede a gonfie vele e, con ogni dettaglio registrato nel sistema e una risposta sempre pronta, anche il capo magazziniere può rendere al meglio nel suo lavoro.

Vuoi avere qualche suggerimento in più? Leggi la nostra guida rapida su come organizzare un magazzino da zero!