Quante volte ti è capitato di non trovare in magazzino gli articoli presenti nel gestionale? 

Immagino che tu e i tuoi collaboratori abbiate perso tempo a cercarli, a ordinarli nuovamente o a placare l’ira del cliente che non ha ricevuto la merce per tempo. 

Questo disallineamento, che dà vita alle differenze inventariali, è molto frequente nelle aziende e genera dei costi anche molto alti. Il fatto è che, pur essendo consapevoli del problema, le imprese non riescono a risolverlo perché non sono in grado di individuarne la causa e trovare le soluzioni. 

Se stai leggendo questo articolo, però, non sei un’azienda qualsiasi. Hai infatti deciso di investire il tuo tempo per migliorarti e migliorare il tuo business.

Di seguito scoprirai le 8 cause più comuni delle differenze inventariali e come risolverle.

A ogni male il suo rimedio: come abbattere le differenze inventariali

1. Quantità del materiale in ingresso non corretta

Può capitare anche al tuo fornitore di fiducia di consegnarti una quantità errata di merce. Per evitare di accorgertene quando ormai è troppo tardi, dovresti prendere la buona abitudine di controllare ogni volta i colli in ingresso. Lo so, contare uno ad uno gli articoli richiede pazienza e tempo, ma puoi adottare degli stratagemmi: potresti ad esempio pesare il materiale per valutare eventuali discrepanze o farti aiutare dalla tecnologia barcode o RFID per automatizzare la fase di conteggio!

2. Disordine a magazzino

Ogni volta che cerchi un articolo perdi sempre troppo tempo prima di trovarlo e a volte nemmeno ci riesci? Il disordine è il più grande nemico del magazzino ed è una delle cause più frequenti delle differenze inventariali. Proprio per questo dovresti iniziare al più presto a riordinare il magazzino. Come? Elimina i materiali obsoleti, posiziona la merce negli appositi supporti come i bancali e le casse, organizza gli spazi dove collocare i materiali e definisci un piano di pulizia! 

3. Ritardi negli aggiornamenti del magazzino fisico e contabile

Ad ogni movimento fisico della merce dovrebbe corrispondere sempre un movimento contabile. Solo in questo modo è possibile avere il controllo della merce a magazzino. Definire un processo di aggiornamento rapido e creare sistemi di movimenti di magazzino supportati da tecnologie sono entrambe valide soluzioni che possono aiutarti.

4. Scarti, deperimenti, rotture, scadenze e non conformità non dichiarati

Può succedere che un prodotto scada o che venga rotto. Il problema è che spesso, per paura o dimenticanza, questi eventi non vengono segnalati e di conseguenza le differenze inventariali aumentano. Cosa puoi fare, quindi? Sarebbe utile creare delle procedure semplici per la dichiarazione delle non conformità, controllando e responsabilizzando gli operatori e facendoti aiutare dalla tecnologia. I software WMS, ad esempio, ti possono agevolare moltissimo nella gestione delle scadenze!

5. Prelievi da personale non autorizzato

Nel tuo magazzino c’è spesso un via vai di persone di altri reparti che, senza chiederlo a nessuno, prendono la merce per esaminarla o farla vedere ai clienti? Attenzione: non sto parlando di furti, ma di colleghi che hanno bisogno di visionare il prodotto per motivi lavorativi e che poi si dimenticano di rimetterlo a posto o lo mettono nel posto sbagliato.

Sebbene molte aziende prendano sottogamba questo tipo di situazione, ti assicuro che anche questa è una delle cause più frequenti di differenze inventariali. Chiudere il magazzino ai soggetti non autorizzati è la soluzione più semplice: ricordati che il magazzino non è un negozio dove tutti entrano e prendono quello che vogliono!

6. Prelievi errati  

Le attività lavorative del magazziniere sono ripetitive e per questo il rischio di commettere errori è elevato, soprattutto dopo molte ore di lavoro. Può capitare che l’addetto al picking faccia dei prelievi errati, sbagliando la quantità o l’articolo. Nel primo caso un accorgimento molto utile è quello di pesare il materiale e utilizzare la tecnologia barcode o RFID per automatizzare le fasi di conteggio, proprio come abbiamo visto nel controllo della merce in entrata. Per evitare invece di prelevare l’articolo sbagliato potresti utilizzare i separatori per dividere i prodotti, evitare di ubicare la merce simile in posizioni vicine e migliorare le condizioni ambientali come la luce.  

7. Inventario errato

Molte aziende fanno l’inventario di magazzino durante il periodo natalizio, quando solitamente il picco di lavoro è alto e il personale ha già molte altre attività da sbrigare. Non c’è da sorprendersi, quindi, se viene commesso qualche errore. Per evitare situazioni di questo tipo è utile adottare l’inventario perpetuo controllando ad esempio 5 articoli al giorno. Anche in questo caso avvalersi della tecnologia è fondamentale!

8. Furti

Le differenze inventariali dovute ai furti sono purtroppo un fenomeno molto diffuso. Può trattarsi di furti da parte del personale aziendale, oppure da parte di persone esterne. In entrambi i casi devi assolutamente proteggere il tuo magazzino! Puoi installare sistemi di sorveglianza come le telecamere o i metal detector. Se vuoi approfondire l’argomento, leggi il nostro articolo riguardante i 4 step per evitare le differenze inventariali da furti.

Ora sei pronto per mettere in pratica i nostri consigli e dire addio alle differenze inventariali.

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