Quasi sempre fonte di stress e preoccupazione per chi si occupa della gestione del magazzino, l’inventario è, che si voglia o no, un’attività aziendale fondamentale. Si tratta di un’operazione delicata che richiede tempo, attenzione e precisione, ma che consente di prevenire spiacevoli situazioni durante la catena distributiva. Prova a pensare, ad esempio, al caso in cui te o i tuoi colleghi doveste comunicare al vostro cliente che il prodotto ordinato non è più disponibile. Una svista che, di questi tempi, può essere fatale per l’immagine della vostra azienda.

E se ti dicessimo che esiste un modo per fare l’inventario con più semplicità e accuratezza, rendendoti la vita più facile? Nelle prossime righe ti sveleremo di cosa si tratta.

Il WMS: il software di magazzino che ti aiuta nell’inventario

Alcune aziende effettuano l’inventario di magazzino con carta e penna o con un foglio di calcolo. La semplicità d’uso di questi strumenti fa erroneamente pensare che siano la soluzione più adatta a svolgere un’attività già di per sé complessa. In realtà ciò che non viene considerato, sono i limiti di questi mezzi. Un inventario cartaceo o fatto con un foglio di calcolo comporta poca efficienza, rischio di errori e tempistiche bibliche. 

Se anche tu utilizzi una di queste due modalità per valutare le giacenze di magazzino, sicuramente sai di cosa stiamo parlando. Non preoccuparti: come ti dicevamo prima, esiste una soluzione, ed è arrivato il momento di scoprirla.

Il WMS (Warehouse Management System) è un software creato per ottimizzare la gestione del magazzino e ridurre gli inutili sprechi di risorse. Attraverso questo strumento puoi essere supportato in tutti i processi logistici, dal ricevimento della merce alla sua spedizione. Concentriamoci però sull’inventario, il vero tema del nostro articolo, e vediamo quali sono i principali vantaggi dell’uso del WMS in questa fase:

1. Sicurezza del dato: per spiegarti cosa intendiamo, partiamo subito con un esempio. Per la tua azienda è finalmente arrivato il momento di fare l’inventario. Con il tuo bel foglio di carta in mano, ti posizioni nella prima corsia del magazzino e inizi a contare gli articoli, scrivendo tutte le informazioni. Proprio in quell’istante un collega ti chiama urgentemente e quindi abbandoni la tua postazione. Durante la tua assenza, un altro collega passa nella corsia e preleva uno degli articoli che hai appena inventariato. Quando torni, ancora sovrappensiero per la grana che hai dovuto risolvere poco prima, sbadatamente scrivi nel foglio un dato sbagliato. Finito il conteggio, ti prepari a riportare tutte le informazioni nel gestionale, ma anche qui, tra le mille telefonate e problemi da affrontare, ti distrai e digiti un numero sbagliato. Il risultato? Un vero disastro! Purtroppo situazioni come queste sono comuni a molte aziende, e la spiegazione è molto semplice: noi umani siamo inevitabilmente inclini agli errori, specialmente in condizioni di stress. In una fase delicata come l’inventario, però, non puoi permetterti di sbagliare. Utilizzando il WMS, elimini totalmente questo pericolo: non dovrai più scrivere i dati a mano, ma ti basterà semplicemente scansionare i barcode per trasferire automaticamente tutte le informazioni nel gestionale. Zero errori e zero pensieri! 
2. Velocità: Hai mai pensato a quanto tempo impieghi per fare l’inventario cartaceo? Riassumiamo la risposta in una parola: troppo! Scrivere a mano tutti i dati e riportarli nel gestionale è veramente un lavoro interminabile. Perché complicarti la vita quando puoi ridurre drasticamente le tempistiche dell’inventario con il WMS? I clienti che hanno scelto di utilizzare il nostro software di magazzino, ci ripetono sempre che non tornerebbero mai indietro perché, durante l’inventario, riescono a risparmiare il 50% del tempo. Se ci pensi bene, con questa soluzione basta scansionare i codice a barre: un secondo e il gioco è fatto!
3. Continuità: anche tu fai parte di quelle aziende che effettuano l’inventario una volta all’anno, bloccando l’intera attività e venendo a conoscenza di errori di stock quando ormai è troppo tardi? Se la risposta è “Si, perchè abbiamo sempre fatto così”, fermati un attimo: c’è un’alternativa a tutto questo. Con il WMS hai la possibilità di fare conteggi periodici, inventariando una singola area per volta. Una verifica di routine, quindi, che permette alla tua azienda di lavorare in continuità (e di non considerare l’inventario una perdita di tempo e denaro!) e scovare eventuali disparità di stock tempestivamente. Molto meglio, non credi?

Pensi che per la tua azienda sia arrivato il momento di valutare una soluzione informatica per la gestione del magazzino? Con il nostro WMS Gaialogis possiamo aiutarti! Contattaci, ne parleremo insieme!