Ottimizzare l’organizzazione del tuo magazzino non significa solo scegliere gli strumenti giusti. Puoi avere i mezzi migliori, ma se non applichi una strategia chiara può rivelarsi tutto inutile o peggio, aumentare la confusione.

Ho una buona notizia per te: esiste un metodo semplice di gestione del magazzino che può farti risparmiare tempo e denaro, ed è anche semplice da adottare. In molti anni di esperienza nel campo della logistica, ti assicuro che non ho mai visto questa strategia fallire, se ben applicata.

Sei ancora dubbioso? Allora parliamo di un caso concreto in cui abbiamo introdotto questo sistema e vediamo com’è andata.

Organizzazione magazzino: quando il problema è nella strategia

Demal è un’azienda che si occupa di vendita, distribuzione, riparazione e assistenza. Il settore distribuzione gestisce circa 5.000 articoli e ricambi per motori a scoppio ed elettrici di marchi come Honda e Yanmar per le applicazioni più svariate, dall’industria all’edilizia.

Con questi volumi, i problemi principali erano la reperibilità degli articoli e la gestione dello spazio. Abbiamo parlato con Erik, che ci ha raccontato com’è andato il progetto di rinnovo.

– Quali erano i problemi della vecchia organizzazione del magazzino?

Dal ’78 al 2017 era diviso per marca e codice del fornitore, perciò se mi serviva una lama Honda, la cercavo a braccio nel reparto Honda. Andando a occhio non sapevamo mai quando avevamo venduto, e oltretutto c’erano dei pezzi che risultavano in stock e poi non lo erano. Diversi clienti annullavano gli ordini per questo motivo.

Ho iniziato a gestire il magazzino dal 2006 ma si trattava solo di caricare codici. Lo spazio era finito, e in più non riuscivamo ad affrontare i concorrenti esteri che sono arrivati e avevano una logistica da paura. Anche se noi siamo distributori, e quindi costiamo meno, i clienti preferiscono pagare un pezzo un po’ di più e averlo prima.

– Come vi siete mossi per risolvere i problemi di gestione scorte?

La prima soluzione che abbiamo valutato era il magazzino verticale. Però l’azienda che me l’ha proposto è stata onesta e mi ha detto: il problema non sono i mezzi, sta a monte, nella gestione e nell’organizzazione. Così ci siamo rivolti a Gaia.

Un nuovo piano per il magazzino: risultati e vantaggi

– Come si è svolto il progetto?

Andra Payaro, il nostro consulente, ha applicato un approccio prima di tutto psicologico. Abbiamo coinvolto il personale più smart, quelli che si rendevano conto del problema, e in bassa stagione abbiamo preparato un piano d’azione. Abbiamo spostato cose mai spostate, cambiato la disposizione delle scaffalature, e a distanza di un anno le cose vanno molto bene. Facendo due conti, è costato molto meno di un magazzino verticale.

Poi abbiamo integrato con la tecnologia. All’inizio ero un po’ preoccupato sui tempi, invece per assorbire i nuovi metodi sono bastati un paio di mesi. Ora il “problema” è che non dobbiamo più pensare, perché ci pensa il computer al posto nostro.

– Da allora ci sono stati miglioramenti nella gestione?

Sicuramente sull’organizzazione magazzino e gestione scorte. Mentre prima andavamo a memoria, adesso so in ogni momento se un pezzo è presente e dov’è. Inoltre abbiamo molto più spazio, sembra incredibile: il magazzino (uno dei 4) con il nuovo sistema è diviso in 3. La prima parte dopo un anno non è ancora piena e la seconda è già pronta all’uso, quando prima non sapevamo più dove mettere le cose.

In corso d’opera abbiamo aggiunto personalizzazioni ad hoc, perché lavoriamo con privati, giardinieri, rivenditori e officine, costruttori, e hanno tutte esigenze diverse. Ad esempio, il costruttore vuole il prodotto con il suo codice specifico, l’officina vuole solo che un pezzo arrivi presto, il privato si preoccupa di tempistiche e prezzi, e così via.

Vorrei chiudere con un consiglio per chi deve gestire un rinnovamento della logistica: non si abbia la presunzione di pensare che il tecnico arrivi e risolva il problema da solo. Il software è il mezzo, non la soluzione: hai la macchina, ma ci devi salire per farla andare.