La gestione delle spedizioni è una faccenda delicata per il magazzino. Una corretta organizzazione logistica è necessaria per evitare una serie di problemi che, se sottovalutati, mettono a rischio la produzione e i rapporti con i clienti.

Quante volte ti capita di gestire le lamentele di un cliente che ha ricevuto un articolo diverso da quello che aveva ordinato? In molte aziende è un problema all’ordine del giorno, e condiziona sia la gestione dei clienti, sia il lavoro in produzione, che si blocca se riceve le materie prime sbagliate.

Gli errori di sostituzione devono essere diminuiti il più possibile, se non si vuole incorrere in una serie di conseguenze.

Cosa comporta la sostituzione degli articoli

Se la produzione riceve pezzi sbagliati, il lavoro si blocca. La catena alla meglio rallenta, e bisogna far di tutto per contenere una perdita che può essere minima ma anche molto importante.

Le conseguenze peggiorano quando ci si interfaccia con i clienti:

• Si fa una pessima figura, e in molti casi anche il cliente subirà reazioni a catena, come il blocco della sua produzione
• Si devono gestire le spese di rientro e di un nuovo invio
• Possono esserci penali da pagare, se il contratto di fornitura lo prevede

Questi problemi portano a ingigantire i controlli, cioè altro tempo e risorse che l’azienda spende male. Invece, il problema va risolto alla radice, con una buona pianificazione logistica.

La giusta organizzazione logistica per sconfiggere gli errori

Ridurre al minimo la percentuale di errore dev’essere una priorità per l’azienda che vuole mantenere rapporti saldi con i clienti e annullare le spese in eccesso.

Il primo passo, come non mi stanco mai di ripetere, è mappare interamente il magazzino, in modo che ogni articolo, sfuso o già imballato, abbia una posizione univoca (questo caso recente ci dimostra quanto la mappatura sia fondamentale).

In seguito, va realizzato un sistema di etichettature che con l’uso del bar-code, toglie spazio agli errori. In questo modo, il controllo di conformità e qualità prima della spedizione è facilitato e velocizzato.

L’utilità delle etichette non si ferma al solo stoccaggio e picking. Infatti, il bar-code può inviare al sistema un segnale in tempo reale che:

• Aggiorna la quantità di merce presente in magazzino, in modo da sapere sempre se un articolo è disponibile e se è il momento di riordinarlo
• Può informare il cliente in tempo reale della spedizione

La riduzione degli errori parte quindi da un’efficace organizzazione logistica, che deve essere fatta a monte in base alle necessità e alle esigenze specifiche del magazzino.